11 Conseils pour le transport et la conservation des échantillons d'essai clinique

Le personnel de transport des laboratoires et des spécimens doit connaître les types et les quantités de spécimens de l'hôpital, les types et méthodes de transport, et se conformer aux lois et réglementations pertinentes sur le transfert et le stockage des spécimens.
Le personnel de transport doit maintenir une formation et une évaluation stables et régulièrement révisées sur les connaissances en matière de transport de spécimens.
Les laboratoires doivent établir des exigences pour l'emballage des spécimens et les délais de transport.
Lors du transport de matières infectieuses en dehors de l'hôpital, l'emballage des spécimens et le transport en toute sécurité doivent être conformes aux lois et réglementations nationales et locales pertinentes.
Les laboratoires doivent surveiller et gérer la température, le temps et l'itinéraire pendant le transport des spécimens.
Les laboratoires doivent établir des normes et des procédures pour l'acceptation et le rejet des spécimens, et tenir des registres de l'acceptation et du rejet des spécimens.
Les systèmes logistiques automatisés doivent être régulièrement évalués. Si nécessaire,échantillon  types et éléments de test qui ne conviennent pas aux systèmes logistiques automatisés doivent être spécifiés.

Les laboratoires doivent établir une limite de temps pour la conservation des spécimens cliniques et un processus de traitement des spécimens mis au rebut.
Les laboratoires doivent établir un système de surveillance et de gestion en boucle fermée pour les spécimens numérisés, y compris les processus d'application, de collecte, de remise, d'informatisation, de révision, de diffusion, d'impression et de destruction.
Les laboratoires doivent établir des procédures d'intervention d'urgence en cas d'incidents tels que le déversement de spécimens et la perte de spécimens. Les laboratoires doivent intégrer les exigences de gestion pour le transport et le stockage des échantillons dans leurs systèmes de gestion de la qualité existants.

Classification des spécimens et réglementations en matière de transport
Les types de spécimens cliniques comprennent le sang, l'urine, les selles, le liquide céphalorachidien, les écouvillons nasaux/pharyngés et les tissus pathologiques. Le sang est le plus courant, représentant environ 80 %. En fonction de l'urgence du test, les spécimens peuvent être classés en canal vert, urgence et routine. En fonction de l'emplacement de l'hôpital, les transferts peuvent être divisés en transferts intra-hospitaliers et inter-hospitaliers, qui sont en outre classés en transferts inter-hospitaliers et transferts de spécimens commandés.
Les spécimens confirmés ou suspectés d'être des micro-organismes, des bactéries ou des virus hautement pathogènes doivent être transportés avec les permis pertinents conformément au "Règlement sur le transport des micro-organismes, bactéries ou virus hautement pathogènes susceptibles d'infecter les humains."
La gestion de l'entrée et de la sortie d'articles spéciaux tels que les micro-organismes, les tissus humains, les produits biologiques, le sang et ses produits est régie par le "Règlement sur la gestion de la quarantaine sanitaire de l'entrée et de la sortie d'articles spéciaux", publié par l'Administration générale de la supervision de la qualité, de l'inspection et de la quarantaine (AQSIQ) Ordre n° 160.

Qualifications et formation du personnel de transport
Pour garantir que le processus de transport n'affecte pas les résultats des tests, que les spécimens sont livrés au laboratoire en temps opportun et que la sécurité est maintenue pendant le transport, ainsi que la capacité à initier des mesures d'intervention d'urgence en cas d'incident, le personnel de transport doit être relativement fixe et régulièrement formé (voir le texte original pour plus de détails).
Étant donné que la méthode et le moment du transport des spécimens peuvent être affectés par divers facteurs, ce qui peut entraîner des erreurs dans les résultats des tests, le personnel de transport doit recevoir une formation professionnelle pertinente pour maîtriser les méthodes de stockage et de transport. Ils doivent réussir l'évaluation pertinente avant de prendre leurs fonctions et recevoir une formation annuelle régulière.

Exigences en matière d'emballage et de délai pour les spécimens transportés
Lors du transport de spécimens de laboratoire clinique au sein de l'hôpital, ils doivent être emballés dans des sacs à spécimens portant des étiquettes de risque biologique afin d'éviter la contamination d'autres spécimens et des conteneurs de transport par des fuites. Les spécimens non sanguins doivent être emballés individuellement dans des sacs à spécimens. Les sacs à spécimens doivent être étiquetés avec un code-barres indiquant la personne responsable de l'emballage, l'heure de l'emballage et le nombre de spécimens. Les sacs à spécimens doivent être placés dans des boîtes de transport de spécimens dédiées.
Les spécimens doivent être transportés dans des boîtes de transport dédiées qui maintiennent une température stable. Des fixations ou un rembourrage appropriés doivent être placés à l'intérieur de la boîte de transport pour minimiser les dommages mécaniques pendant le transport ou pour atténuer les effets des vibrations et des fluctuations de pression (telles que celles causées par les accidents de la circulation pendant le transport).
Le laboratoire doit établir une documentation spécifiant les spécifications de la boîte de transport des spécimens, le contenu de stockage interne, les mesures de prévention des déversements, l'étiquetage externe et les personnes à contacter. Les méthodes de prétraitement et les temps de stabilisation varient selon les éléments de test. Pour le transport longue distance, comme d'un campus à l'autre, le prétraitement est généralement effectué par le collecteur.

Remise et acceptation des spécimens transportés
Avant le transport des spécimens, le collecteur doit revérifier les instructions médicales, inspecter la qualité des spécimens et vérifier le nombre de spécimens avant de les remettre au transporteur. Les détails de la remise doivent inclure l'heure de livraison, la température de livraison, le numéro du spécimen et l'intégrité du spécimen. Le lieu de remise doit répondre aux exigences de biosécurité. Si les spécimens ne peuvent pas être envoyés pour des tests rapidement, ils doivent être temporairement stockés dans des environnements et des conditions de stockage appropriés.

Pour le transport manuel, une surveillance en temps réel de l'environnement de transport, y compris la température, le temps, l'itinéraire et l'emplacement, est recommandée. Pour assurer un transport sûr, les hôpitaux mettent en œuvre du personnel dédié à la gestion du transport, utilisent des conteneurs scellés pour le transport, maintiennent des itinéraires fixes et mettent en œuvre une inscription de remise stricte, enregistrant l'heure et le personnel impliqué. En outre, ils ont mis en place des mesures d'urgence pour prévenir la contamination.

Pendant le transport, les tubes à essai doivent être maintenus en position verticale pour minimiser les secousses et les vibrations, éviter les déversements et la contamination, et maintenir la biosécurité. Si un formulaire de demande de test papier est requis, il doit être livré avec les spécimens pour éviter la contamination. Le personnel de transport doit vérifier que la quantité d'échantillons correspond à la liste d'inspection, qu'aucun échantillon n'a fui et que les spécimens sont livrés en toute sécurité à destination dans des conteneurs scellés.

Lorsque des organismes de test tiers transportent des spécimens d'une ville à l'autre, ils doivent établir un système de gestion pour assurer l'intégrité et la sécurité de l'équipement de transport, y compris les méthodes de transport, l'équipement de contrôle de la température, les ressources humaines, les conteneurs d'échantillons et l'équipement de protection. Des drones peuvent être utilisés pour le transport d'échantillons si nécessaire.

Les laboratoires peuvent définir des critères d'acceptation et de rejet pour divers types de spécimens en fonction de la méthodologie et d'autres informations. À l'arrivée au laboratoire, les spécimens doivent être rapidement inspectés et acceptés, et confirmés à réception. Les critères d'inspection et d'acceptation comprennent des informations de demande complètes, le type d'échantillon correct, la quantité d'échantillon appropriée et une livraison en temps opportun. Enregistrez tous les échantillons reçus, y compris le destinataire, la date et l'heure de réception. Lorsque des spécimens non qualifiés sont trouvés lors de l'acceptation, ils doivent être enregistrés et traités conformément au processus de gestion des spécimens non qualifiés.

Exigences pour les systèmes logistiques automatisés

Les systèmes de transmission logistique hospitaliers courants comprennent les systèmes de transmission par tubes pneumatiques médicaux, les systèmes de transmission logistique de type ferroviaire, les systèmes de transmission de chariots monorails aériens à véhicules à guidage automatique, les systèmes de transmission aérienne, les systèmes de tri de tubes de collecte de sang intelligents entièrement automatiques, etc.

Une évaluation de l'impact des résultats, une évaluation de la biosécurité, une évaluation des risques de qualité et une évaluation de l'efficacité opérationnelle doivent être menées sur les systèmes logistiques automatisés (voir le texte original pour plus de détails).

Les possibilités d'évaluation des applications comprennent :

(1) Lors de l'installation ou du remplacement d'un nouveau système logistique automatisé ;

(2) Lorsque l'emplacement, la distance, l'étage, etc. du système logistique automatisé sont modifiés ;

(3) Le laboratoire formule un cycle d'évaluation basé sur l'utilisation.

L'opérateur principal du système logistique automatisé doit suivre une formation spéciale et être autorisé par le responsable du laboratoire (voir le texte original pour plus de détails sur le contenu de la formation).

Établir un plan d'urgence en cas de défaillance du système logistique automatisé afin que, en cas de défaillance du système logistique automatisé, il puisse être traité correctement ou qu'une autre méthode puisse être adoptée.

Stockage des échantillons
Le stockage des échantillons comprend le stockage temporaire des échantillons que le service de collecte ne parvient pas à livrer au laboratoire d'analyse en temps opportun, ainsi que le stockage après les tests. Pour le stockage temporaire, les échantillons doivent être placés à la vue du personnel ou surveillés pour éviter toute perte ou oubli. Il est recommandé que les boîtes de stockage soient verrouillées et accessibles uniquement au personnel autorisé. Certains échantillons doivent être prétraités ou stockés dans un réfrigérateur. Les échantillons bruts après les tests doivent être classés par ordre, datés et scellés, et stockés dans des zones réfrigérées séparées pour examen et vérification en cas de litiges ou d'appels. Les périodes de stockage spécifiques peuvent être déterminées par le laboratoire en fonction de l'espace, des installations et des besoins.

Si un laboratoire est positif pour des micro-organismes hautement pathogènes tels que le virus de l'immunodéficience humaine, les échantillons doivent être transférés au CDC local pour traitement. Sauf indication contraire des résultats des tests, les échantillons testés doivent être éliminés comme déchets médicaux après la période de stockage spécifiée. Si les échantillons sont conservés pour la recherche, ils doivent être gérés comme des échantillons de recherche et doivent être approuvés par le comité d'éthique de l'hôpital.

Suivi et surveillance du processus de transport
Pour suivre la localisation des échantillons, le nombre d'échantillons, la date et l'heure, le transporteur et la méthode de transport pour chaque transfert doivent être enregistrés. Le nombre et les informations détaillées de chaque transfert peuvent être suivis. L'application du contrôle du calendrier à l'ensemble du processus de laboratoire fournit aux gestionnaires des données efficaces pour la surveillance et l'analyse des temps d'écoulement. Les calendriers contrôlables au sein du processus de laboratoire comprennent : la demande de test, le prélèvement d'échantillons, la remise entre les soins infirmiers et la logistique, la réception en laboratoire, la signature par diverses équipes professionnelles, les tests à bord, l'achèvement des tests, la révision des résultats, la publication des résultats, la requête ou l'impression des rapports et la destruction des échantillons.

Des alertes peuvent être définies à chaque nœud ou pour des étapes spécifiques pour indiquer les exigences de calendrier pour le transport. En cas d'urgence, des alertes en temps réel sont fournies pour chaque étape, y compris l'émission de la commande, le prélèvement d'échantillons, le transport après le prélèvement et la réception en laboratoire. En cas de résultats de valeurs critiques, des alertes sont fournies pour chaque étape, y compris la transmission par instrument, la révision des résultats, la livraison des rapports et la révision des résultats cliniques.

Intervention d'urgence en cas d'accidents pendant le transport
Un kit de déversement doit être fourni pendant le transport, comprenant des sacs de déchets médicaux, de la gaze, des gants médicaux, des pinces jetables et des lingettes désinfectantes. Les accidents pendant le transport comprennent principalement le déversement d'échantillons et la perte d'échantillons. Les laboratoires doivent établir des procédures pour la gestion des déversements de sang (ou de liquides biologiques). En cas de petite quantité de sang (ou de liquide biologique) déversé (<10 ml), utilisez un sac de déversement et prenez des mesures de protection individuelle, notamment des gants et, si nécessaire, des vêtements de protection, une protection oculaire et des lunettes. Couvrez la zone contaminée avec un chiffon ou une serviette en papier, absorbez le sang (ou le liquide biologique) et placez-le dans un sac poubelle jaune. Nettoyez de l'extérieur vers l'intérieur avec des lingettes désinfectantes jusqu'à ce qu'aucun sang (ou liquide biologique) ne soit visible à l'œil nu. Changez de gants. Essuyez de l'extérieur vers l'intérieur avec des lingettes désinfectantes, humidifiez-les et laissez-les sécher naturellement pendant 2 à 3 minutes. Retirez les gants, effectuez une hygiène des mains et enregistrez le processus de manipulation. Les échantillons non qualifiés en raison de déversements, de pertes de température, de retards, etc. doivent être enregistrés et signalés rapidement.